Realising the potential of shared space in facilities management

Abstract

Som et globalt samfund, har vi nu passeret vendepunktet og mere end halvdelen af jordens befolkning bor nu i byer, og flere og flere flytter til byerne hver dag. Selvom de store bysamfund der opstår som følge af denne befolkningstilvækst kommer med mange fordele, står de stadigt voksende byer i både Europa og rundt omkring i verden over for mange udfordringer. En væsentlig af disse er, at den øgede befolkning kan gøre det vanskeligt at sørge for tilstrækkelige kvadratmeter, da en øget befolkningstil-vækst betyder en øget befolkning, der har brug for et utal af forskellige faciliteter, for at gøre livet i by-erne muligt. Byudvikling og udvikling af nye urbane profiler har traditionelt set været fokuseret på at bygge nyt, men med stigende befolkningstal vil plads til nybyggeri i byer uundgåeligt blive mindre og ikke mindst dyrere. Så med tydelige fysiske begrænsninger og stadigt udfordrende økonomiske omstændigheder er det ’bare’ at bygge nyt ikke altid en mulighed – ønskeligt. Vi er derfor nødt til at begynde at nytænke ’byen’, og det er her Shared Space har potentiale til at spille en rolle. Shared space er en samlet betegnelse for lokaler, bygninger og faciliteter, der deles mellem enkelt-personer eller grupper fra forskellig organisatorisk kontekst, og denne Ph.d. undersøger de komplekse processer der er involveret i shared space i en facilities management kontekst. Det overordnede mål er opdelt i en teoretisk og en praktisk del, med den teoretiske del fokuseret på at bidrage med ny vi-den om shared space, med det formål at bidrage til udviklingen af en ny metode til en mere effektiv og bæredygtig drift af bygninger og ejendomme. Den praktiske del er derimod fokuseret på at forbinde denne nye viden til praktisk anvendelse og udvikle værktøjer, som kan bruges til at arbejde med sha-red space i praksis. Ph.d’en er forankret i litteratur fra en række forskellige områder strækkende sig fra facilities manage-ment til byplanlægning og byudvikling, og tager herfra en kvalitativ tilgang til studiet af de komplekse processer der indgår i at arbejde med, og i, shared space. Projektet benytter casestudier som metode til at besvare de opstillede forskningsspørgsmål, suppleret af empirisk data indsamlet gennem inter-views, observationer, workshops og spørgeskema undersøgelser, og understøttet af case relevante dokumenter og litteratur. Overordnet set bidrager denne afhandling og ph.d.-projektet bag det med flere resultater til både teori og praksis. Med udgangspunkt i de empiriske data og gennem grundig analyse af de mange forskelli-ge cases undersøgt igennem Ph.d’en, er der udviklet en typologi over delt brug af faciliteter og lokaler samt en guide til shared space i kommuner. Typologien opdeler shared space i tre hovedkategorier alt efter graden af deling, og definerer en række karakteristika for shared space, med det formål at skabe et udgangspunkt hvorfra shared space kan diskuteres, udvikles og arbejdes med indenfor både den akademiske verden og praksis. Guiden derimod er en syntetiseret udgave af den samlede mænge te-oretisk viden der er udviklet gennem studiet, kombineret med en række skridt der skal udføres i prak-sis, udformet i samarbejde med praktikere. Denne kombination betyder at guiden udgør en komplet vejledning til at arbejde med shared space i en kommunal bygningsportefølje, lige fra identificering af potentiale på portefølje niveau, til at vurdere det endelige resultat efter ibrugtagning. Gennem processen med at identificere disse centrale aspekter af shared space samt det overordnede studie af de komplekse processer der er involveret, blev tre temaer, territorialitet, involvering og prakti-kaliteter identificeret som værende afgørende når der arbejdes med shared space. Disse temaer blev efterfølgende undersøgt i både litteraturen og det indsamlede empiriske materiale, og er i kombination med typologien og guiden beskrevet tidligere, det endelige resultat af Ph.d’en. Det samlede arbejde udført undervejs i ph.d’en er dokumenteret i fem videnskabelige artikler og op-summeret i denne afhandling. Forskningen bidrager til både teori og praksis, og bidrager til den indtil videre meget begrænset viden om emnet.As a global society, we have passed the pivotal point and more than half of the earth’s population now live in cities, with more and more people making the choice to live in cities each day. Though the large urban communities resulting from this population migration come with many advantages, the growing cities of Europe as well as the world face numerous challenges. An essential one is that the population redistribution can make it difficult to provide adequate space for the population, since people moving to cities means an increased population that needs a myriad of different facilities, and spaces to accommodate these functions to make city-life work. Urban development and development of new city profiles has traditionally been focused on building new, but with increasing populations, urban space for new buildings will inevitable become increasingly scarce and expensive. So, with physical constraints and still challenging economic circumstances, just building new is not always an option – or desirable. We must therefore start rethinking the city, and this is where shared space has the potential to play a role. Shared space is a collective term for space and facilities that are shared between individuals or groups from different organisational contexts, and this PhD investigates the intricate processes con-cerning shared space in a facilities management context. The overall aim is divided in a theoretical and a practical part, with the theoretical focused on contributing with new knowledge of shared space, building towards a new method for efficient and sustainable facilities management operation of buildings and properties. The practical part is focused on connecting this new knowledge to practical applications and developing tools that can be used to work with shared spaces in a practice. Grounded in literature from a variety of fields stretching from facilities management to urban planning and development, this PhD adopts a qualitative approach to the study of the intricate processes in-volved in working in, and with, shared space. The study employs case studies as the method of choice for answering the research question set forth, backed by empirical data collected through interviews, observations, workshops and surveys, and supported by literature and case relevant documents. Overall this dissertation and the PhD project behind it offer several contributions to both academia and practice. With base in literature, the empirical data and through thorough analysis of the many different cases studied throughout the PhD, a typology of shared use of space and facilities and a guide to shared space in municipalities have been developed. The typology categorises shared spaces in three main categories according to degree of sharing, and lists a number of characteristics of shared spaces to provide a starting point for discussing, developing and working with shared space in both academia and practice. The guide on the other hand synthesises the theoretical knowledge resulting from the study in general, as well as the work having gone in to the development of the typology, and combines it with a number of practical steps to be taken co-created with practitioners. Through this combination it presents a complete guide to working with shared space in a municipal real-estate portfolio, from identifying potential on a portfolio level to evaluating the final result after the space has been taken into use. Through the process of identifying these key aspects of shared space and the study of the intricate processes involved, three themes, territoriality, involvement and practicalities, were identified as es-sential when working with shared space, and these in combination with the typology and the guide de-scribed, are the final result of the study. The work conducted throughout the PhD is published in five scientific papers and are summarised in this dissertation. The research contributes to both theory and practice, and adds to the so far very lim-ited knowledge on the topic